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Der Laptop ist das Büro. Er sollte nicht der einzige Ort sein, an dem die Rechnungen liegen.
Wer in einer Großstadt selbstständig arbeitet, hat selten ein Büro im klassischen Sinn. Der Arbeitsplatz ist der Küchentisch, das Café, der Coworking-Space, die Bahn. Der Laptop ist das Büro, das Handy der Aktenschrank.
Das funktioniert erstaunlich gut, bis der Laptop gestohlen wird oder das Finanzamt eine Rechnung aus dem vorletzten Jahr sehen will.
Was in einem Selbstständigen-Laptop liegt
Mehr, als den meisten bewusst ist. Rechnungen, ausgehend und eingehend. Angebote und Verträge. Kundendaten, oft mit Adressen und Bankverbindungen. Steuerunterlagen. Projektdateien, die dem Kunden gehören und die man aufbewahren muss. Korrespondenz, die im Streitfall belegt, was vereinbart war.
Für all das gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, für Rechnungen und Buchungsbelege derzeit acht Jahre. Die Industrie- und Handelskammer informiert zu den aktuellen Fristen und Anforderungen. Ein Laptop, der nur einmal existiert, ist mit dieser Pflicht nicht vereinbar.
Die Trennung, die alles einfacher macht
Der erste Schritt kostet nichts: geschäftliche und private Dateien getrennt halten. Ein Ordner Geschäft, ein Ordner Privat, und die Disziplin, nichts zu vermischen.
Der Grund ist nicht nur Ordnung. Wenn Sie einmal einem Steuerberater, einem Prüfer oder einem Anwalt Zugang geben müssen, wollen Sie den Geschäftsordner freigeben können, ohne den Rest Ihres Lebens mitzuliefern.
Innerhalb von Geschäft reichen wenige Unterordner: Rechnungen nach Jahr, Verträge, Kunden nach Name, Steuer nach Jahr, Projekte. Mehr Struktur führt dazu, dass man sie nicht mehr pflegt.
Wo die Dateien liegen sollten
Nicht nur auf dem Gerät, das Sie täglich in der Tasche haben.
Ein Cloud Speicher mit automatischer Synchronisation ist für Selbstständige die einfachste Absicherung: Jede gespeicherte Rechnung liegt Sekunden später an einem zweiten Ort. Der gestohlene Laptop ist dann ein finanzieller Ärger, kein geschäftlicher.
Bei Kundendaten kommt ein zweiter Punkt hinzu. Sie verarbeiten personenbezogene Daten anderer Menschen und sind dafür verantwortlich. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bei der die Dateien auf Ihrem Gerät verschlüsselt werden und der Anbieter die Inhalte nicht lesen kann, ist für Kundendaten die angemessene Schutzstufe. Wer im Zweifel erklären muss, wie Kundendaten geschützt waren, hat damit eine klare Antwort.
Drei Gewohnheiten
Rechnung sofort ablegen. Beim Versenden eine Kopie in den Jahresordner. Nicht später, nicht am Monatsende.
Kundenordner beim ersten Kontakt anlegen. Angebot, Vertrag, Korrespondenz, Lieferung, Rechnung. Wenn der Kunde nach zwei Jahren wiederkommt, wissen Sie in einer Minute, was damals vereinbart war.
Einmal im Quartal prüfen. Ist die Synchronisation aktiv? Liegen die Dateien wirklich in der Cloud, nicht nur lokal? Fünf Minuten, vier Mal im Jahr.
Zugang absichern
Ein Speicherkonto mit allen Geschäftsunterlagen ist ein lohnendes Ziel. Starkes, einzigartiges Passwort, Zwei-Faktor-Authentisierung, und keine Anmeldung auf fremden Geräten. Wer mit Unterauftragnehmern arbeitet, gibt einzelne Ordner frei, nicht das Konto.
Warum jetzt
Die Selbstständigen, die das gut organisiert haben, haben es fast alle nach einem Verlust eingerichtet. Nach dem Diebstahl, nach der Betriebsprüfung, nach dem Kunden, der behauptete, etwas anderes vereinbart zu haben.
Ein Nachmittag vor dem Ereignis ist deutlich günstiger als die Wochen danach.
